Eventmanager Npuls

Ons vervolgonderwijs bouwt aan de toekomst in Npuls. Zodat we lerenden doorlopend het beste onderwijs kunnen bieden en zij kunnen leren zonder drempels. Wil jij hieraan bijdragen? Wil jij jouw expertise inzetten om de transformatie van het Nederlandse onderwijs te realiseren? Dan willen we van je horen!*

Voor Npuls zoeken wij een eventmanager die de events van en voor Npuls organiseert, coördineert en tot een succes maakt en zo helpt bij het realiseren van de beloftes van Npuls: doorlopend het beste onderwijs en leren zonder drempels.

Over Npuls
Npuls is een achtjarig Nationaal Groeifondsprogramma van Universiteiten van Nederland, de Vereniging Hogescholen, de MBO Raad en SURF. In het programma werken alle publieke mbo-scholen, hogescholen en universiteiten in Nederland samen om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren, de wendbaarheid van het onderwijs te vergroten én de digitale vaardigheden van docenten en lerenden te verbeteren.

Door samen op te trekken in de (ict-)organisatie van het onderwijs, het delen van kennis over onderwijs en het ontwikkelen en inkopen van leermaterialen, maken we het makkelijker om het onderwijsaanbod snel te vernieuwen, beter toegankelijk te maken en flexibel aan te bieden. Zo wordt het voor iedereen mogelijk om zich een leven lang te blijven ontwikkelen en zich in te zetten in de samenleving en voor de Nederlandse economie.

Jouw rol in het programma
Als eventmanager bij Npuls ben je onderdeel van het communicatieteam van Npuls. Het communicatieteam is verantwoordelijk voor alle communicatie, marketing en events voor Npuls. Het team bestaat uit communicatieadviseurs en -medewerkers, een contentstrateeg, een product owner en het hoofd communicatie.

Daarnaast neem je een dag in de week plaats in het team Online, Content en Events van SURF en werk je nauw samen met de SURF-eventcollega’s. In het werken en organiseren gebruikt Npuls de faciliteiten en ondersteuning van SURF, ook op het gebied van evenementen. De collega’s uit dit team zullen jouw aanspreekpunt zijn voor organisatorische vragen en samenwerking

Events die Npuls organiseert zijn o.a. onze interne trimesterbijeenkomsten, onze programmadagen, communityevents en sleutelteamdagen. Externe events waar Npuls aanwezig is, zijn o.a. de SURF Onderwijsdagen, Online Educa Berlijn en de XR-dag.

Bij het organiseren van events coördineer je het hele traject: van het zoeken naar locaties, cateraars en technici, tot samenstellen van draaiboeken, de organisatie van de logistiek, het vergelijken van offertes en het opstellen en bewaken van begrotingen. Je zorgt dat alles is tot in de puntjes verzorgd is.

Je weet welke sprekers op het programma moeten staan, van belangrijke keynotes tot dagvoorzitters. Je coördineert met het projectteam van events het contacteren van sprekers, spart over de inhoud, organiseert een dry-run en zorgt dat op de dag zelf alles op rolletjes verloopt. Je werkt nauw samen met de betrokken (communicatie)collega’s en zorgt dat alle deelnemers precies weten waar ze moeten zijn. Je kunt jezelf verplaatsen in de deelnemer en gaat voor de meest optimale beleving. Daarnaast voer je ook ondersteunende en administratieve werkzaamheden uit.

Jouw werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als eventmanager bij Npuls:

• Coördineer en organiseer je de interne en externe Npulsevents: van inschrijfformulieren maken, o.a. locaties, cateraars en technici zoeken en vastleggen, draaiboeken en begrotingen opstellen en bewaken;
• Manage je de aanwezigheid van Npuls op events van derden;
• Ben je onderdeel van programma- en organisatiecommissies en verwerkt inhoudelijke wensen in de eventprogramma’s en draaiboeken;
• Ben je verantwoordelijk voor het (eventementen)materiaalbeheer en de eventsjaarkalender;
• Beantwoord je mail en vragen van sprekers, deelnemers en leveranciers rond events;
• Draag je zorg dat alles tijdens een event op rolletjes verloopt en lost problemen op zonder dat de deelnemers dat iets van merken;
• Denk je mee en adviseer je over de communicatie over Npulsevents of Npuls’ aanwezigheid;
• Pak je overige ondersteunende en administratieve taken op, zoals het verwerken van inschrijvingen en het aanmaken van enquêtes.
• Doe je evaluaties van Npulsevents en draag je, gevraagd en ongevraagd, verbeteringen en vernieuwingen aan;
• Werk je nauw samen met het eventteam van SURF en zorg je voor de verbinding tussen SURF en Npuls op het gebied van events.

Jij neemt mee

• Een organisatietalent met minimaal 5 jaar ervaring;
• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding in de richting van eventmanagement of vergelijkbaar;
• Een pragmatische, accurate, resultaatgerichte, klantgerichte, flexibele en stressbestendige collega;
• Een vrolijke teamspeler die open staat voor ideeën van anderen, en niet schroomt om die ook zelf aan te dragen;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden; jij bent intern en extern het aanspreekpunt voor onze events;
• Je houdt van gestructureerd werken en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel om de bijeenkomsten, ook bij onverwachte tegenslagen, tot een succes te maken;
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office;
• Je beheerst het Nederlands uitstekend.

Wij bieden (in geval van dienstverband)

• Een afwisselende en uitdagende positie voor 32-36 uur (0,8-0,9 fte) in een informele en collegiale sfeer met een hoog ambitieniveau;
• Een salarisrange afhankelijk van kennis en ervaring tussen de €3843 – €5490 bruto op basis van fulltime;
• 8,33% vakantiegeld, een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%;
• 36 vakantiedagen per jaar (op basis van een 40-urige werkweek);
• Een NS-Businesscard 1ste klasse;
• De kantoren van SURF, penvoerder van het programma, zijn gevestigd in Utrecht en Amsterdam, beiden op loopafstand van een treinstation (respectievelijk Utrecht CS en Amsterdam Science Park). Locatie kan variëren.
• Wij bieden de mogelijkheid tot hybride werken en je ontvangt een thuiswerkvergoeding op de thuiswerkdagen;
• In eerste instantie zal het contract voor een jaar zijn, met de intentie om na een jaar dit om te zetten naar een dienstverband voor de duur van het programma (dan nog ca. 6 jaar). Af te stemmen met HR-adviseur.

SURF is de ict-coöperatie voor onderwijs en onderzoek in Nederland. SURF is penvoerder van het programma. Dit betekent dat je in jouw rol in dienst komt bij SURF, maar werkt voor Npuls.

Eerst meer weten?

• Wil je meer weten of heb je vragen over deze rol, neem dan contact op met Charlotte Heystek, Hoofd Communicatie, via charlotte.heystek@npuls.nl
• Heb je vragen over de procedure of werken bij SURF, neem dan contact op met onze recruiter Sophie Vink, recruitment@surf.nl
• Meer informatie over het programma Npuls en de programmaonderdelen vind je via de website www.Npuls.nl

Bij SURF doen we onze werving met veel plezier zelf, acquisitie stellen we daarom niet op prijs.

* Wanneer je solliciteert maar een foutmelding krijgt willen wij je vragen om jou CV + motivatiebrief te mailen naar recruitment@surf.nl. Excuus voor het ongemak.