De EdTech Marktplaats voor onderwijsinstellingen

Achtergrond
Docenten van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) ervaren veel werkdruk bij eindcijferberekening. Bij de meeste vakken bestaat het eindresultaat namelijk uit meerdere deelresultaten en voorwaarden. Die staan bovendien vaak in verschillende bronapplicaties, zoals het Leer Management Systeem (LMS), de toetssoftware en Excel. Terwijl zij het eindresultaat weer in een ander systeem moeten plaatsen. 

De uitvraag
De VU zoekt een software-ontwikkelaar / -leverancier die een SaaS-applicatie bouwt en beheert. Hier kan de docent alle gewenste deelresultaten ophalen uit verschillende bronnen, samenvoegen per student en het eindresultaat berekenen via een zelf in te stellen grading structure.

Achtergrond
Nieuwe studenten gebruiken de HAN-webshop om zich aan te melden en te betalen voor de introductieweek. Maar de webshop kan geen tickets versturen, waardoor deelnemers geen duidelijk bewijs van inschrijving hebben. Ook kan de webshop geen gegevens verzamelen die nodig zijn voor de veiligheid en gezondheid van deelnemers, zoals noodnummers en informatie over allergieën en medische aandoeningen. 

De uitvraag
De HAN zoekt een event-app die zij de komende jaren kan gebruiken voor kleine, middelgrote en grote evenementen zoals de introductieweek. Hiermee wil de HAN investeren in een gebruiksvriendelijke, veilige en toekomstgerichte oplossing. Die niet alleen voldoet aan de behoeften van de organisatie, maar ook bijdraagt aan een veilige, gastvrije en goed georganiseerde introductieweek voor nieuwe studenten. 

Scope 

• Levering, implementatie en ondersteuning bij configureren, inrichten, integreren van een standaard event-app buiten het applicatielandschap van de HAN. 
• 24/7 support vanaf 2 weken voor de start van de introductieweek 
• Verzorgen van (gebruikers)trainingen voor (eind)gebruikers, organisatoren en functioneel beheerders binnen de HAN. 
• Leveren event-app met gebruiksrecht voor 7000 gebruikers met registratie en ticketing, pushmeldingen en realtime updates, gepersonaliseerde programma’s en mogelijkheid voor organisatoren om groepjes te maken. 
• Optioneel: bovenstaande ook leveren voor overige kleine evenementen tot 1000 gebruikers, middelgrote evenementen tussen de 1000 en 5000 gebruikers en grote evenementen met meer dan 5000 gebruikers. 

De mogelijkheden zijn in feite eindeloos, maar dit zijn een aantal voorbeelden van EdTech-oplossingen waarnaar veel wordt gezocht: 

• Uitbreidingen van kernfunctionaliteiten voor bestaande leersystemen. 
• Intelligente technologieën voor gepersonaliseerde leertrajecten. 
• Platforms voor efficiënte en eerlijke evaluatie van studentenwerk. 
• Digitale ondersteuning bij ontwikkeling van vaardigheden zoals academisch schrijven. 
• Systemen die studenten koppelen aan actuele maatschappelijke uitdagingen. 
• Applicaties voor het testen en verankeren van kennis. 
• Tools die online en fysiek onderwijs naadloos integreren. 
• Systemen die leerdata analyseren voor onderwijsverbetering. 
• Interactieve spelelementen die leerprocessen verrijken. 

Via de EdTech Marktplaats kun je als mbo-, hbo- of wo-instelling flexibel en rechtmatig EdTech inkopen. Bij elke stap kun je rekenen op de kennis en expertise van Npuls en SURF. Zo werkt het: 

1. Kies een categorie

Selecteer één van de drie inkoopcategorieën: bestaande EdTech-producten, co-creatie van nieuwe oplossingen of inhuur van ontwikkelexpertise. Npuls en SURF helpen bij het bepalen welke categorie het beste bij jouw uitvraag past. 

2. Stel je uitvraag op

Je beschrijft je vraag en wensen in een beknopte uitvraag. Npuls en SURF denken mee bij het opstellen van je uitvraag, bijvoorbeeld over publieke waarden, selectiecriteria en marktrijpheid. 

3. Mini-competitie onder geschikte aanbieders

Alle aanbieders die zijn toegelaten tot het DAS én passen bij jouw vraag, ontvangen automatisch de uitvraag en kunnen binnen een korte termijn een voorstel indienen. 

4. Beoordelen en gunnen

Je vergelijkt de voorstellen en kiest de aanbieder die het beste past.  

5. Start de samenwerking

Je sluit een overeenkomst met de gekozen aanbieder – hiervoor zijn conceptovereenkomsten beschikbaar – en kunt direct aan de slag. De hele procedure is snel, flexibel en voldoet aan de Europese aanbestedingsregels. 

Bij een klassieke aanbesteding doorloop je één vaste en (tijds)intensieve procedure met strakke deadlines en beperkte ruimte voor aanpassing. Binnen de EdTech Marktplaats is het voorwerk al gedaan. De werking van de marktplaats is al zo ver mogelijk uitgedacht en vastgelegd. Vervolgens is het DAS al gepubliceerd en inmiddels gevuld met een groot aantal aanbieders, vaak met een interessant aanbod. Als instelling focus je dus enkel op de opdracht die wilt uitvragen. De doorlooptijd van een uitvraag tot gunning en uitvoering van de opdracht is mogelijk binnen 1 tot 3 maanden.  

Je kunt dus als onderwijsinstelling op elk moment een uitvraag doen voor digitale onderwijstools, zonder het hele voortraject opnieuw te hoeven starten. Er zijn al een groot aantal aanbieders toegelaten tot het DAS, maar mocht er voor jouw specifieke wens nog geen passende aanbieder tussen zitten, dan zullen Npuls en SURF helpen om de juiste aanbieders uit te nodigen binnen de marktplaats. Zo vult de marktplaats zich continu met interessante (nieuwe) oplossingen. Bovendien kun je experimenteren met co-creatie, tussentijdse instroom of de inkoop van maatwerkoplossingen – mogelijkheden die in traditionele trajecten vaak niet passen. 

SURF heeft samen met Kennisnet in een Waardenwijzer uitgebreid beschreven hoe belangrijk de rol is van de publieke waarden autonomie, rechtvaardigheid en menselijkheid en voor digitalisering in het onderwijs.  

Zowel de instellingen die een uitvraag plaatsen als de aanbieders die worden toegelaten, geven bovenstaande publieke waarden een prominente plek in inkopen. Daarom is er in het DAS een bijlage opgenomen met uitwerkingen van publieke waarden. Die zijn gekwalificeerd als een must have (MH), should have (SH) en could have (CH). 

Een must have is een contractuele verplichting tijdens de inschrijvingsprocedure. Voor een should have wordt sterk aanbevolen om er een contractuele verplichting van te maken. Bij een could have staat het de instelling vrij om met de aanbieder nadere afspraken hierover te maken. Voorbeelden: 

• Must have: principle of no surprises: onverwachte verrassingen worden voorkomen door openheid; publiciteit over de samenwerking gebeurt met toestemming van de andere partij; beide partijen voorkomen koppelverkoop; afspraken over Intellectueel Eigendom (IE). 

• Should have: de algemene voorwaarden van de instelling zijn niet van toepassing op de opdracht; afspraken worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA) met consequenties voor non-performance. 
• Could have: aanbevelingen of relevante standaarden uit de onderwijssector / overheid worden toegepast; maximaal uurtarief voor dienstverleners; afspraken over contractuele kortingen voor langere periodes 

Lees meer over de must haves, should haves en could haves in de bijlage Publieke Waarden.

Neem eerst contact op met Harm Geels, projectleider van de EdTech Marktplaats, via harm.geels@surf.nl. Je hoeft nog geen volledig uitgewerkt plan te hebben, een idee of behoefte is al genoeg. Experts binnen Npuls en SURF denken met je mee om je uitvraag scherp te krijgen. Daarbij kijken ze ook welke van de drie inkoopcategorieën het beste past: een bestaand product inkopen, een co-creatieproject of de inhuur van specifieke ontwikkelexpertise. 

In je uitvraag omschrijf je kort wat je zoekt, wat je belangrijk vindt (bijvoorbeeld rond publieke waarden), en welke criteria je gebruikt om aanbieders te beoordelen. Zodra je uitvraag is uitgezet op de EdTech Marktplaats, kunnen geselecteerde aanbieders die passen bij jouw vraag hierop reageren. Binnen korte tijd ontvang je concrete voorstellen en kun je de aanbieder kiezen die het beste aansluit. Na het afsluiten van een overeenkomst start jullie samenwerking.