Blog
19-06-2025
Digitalisering en razendsnelle technologische ontwikkelingen leiden tot nieuwe mogelijkheden binnen het publieke onderwijs én nieuwe uitdagingen. Want hoe waarborgen we waarden als gelijke kansen, betekenisvol contact en privacy als onze afhankelijkheid van tech–leveranciers steeds groter wordt? Hoe waarborgen we de onafhankelijkheid en vrijheid van ons onderwijs? Eén manier is om de publieke waarden al te borgen in het inkoopproces, door ze op te nemen als gunningscriterium in het aanbestedingsproces. Maar hoe doe je dat?
In het onderstaande artikel zijn een aantal voorbeelden overgenomen uit de aanbesteding van een Learning Management System bij de Universiteit Utrecht in 2024. Lees in het tweede artikel meer over digitale autonomie en wat je praktisch kunt doen in een aanbesteding om de digitale autonomie van instellingen te versterken.
Publieke waarden in het kort
Publieke waarden zijn de algemene, abstracte ideeën of idealen waarnaar we als samenleving streven, en die ons handelen richting geven. SURF en Kennisnet ontwikkelden samen de Waardenwijzer, waarin de voor het onderwijs en onderzoek belangrijkste publieke waarden zijn geplaatst onder drie hoofdwaarden: autonomie, rechtvaardigheid en menselijkheid. Deze waardenwijzer geeft een vertrekpunt – dus geen absolute waarheid – om publieke instellingen en leveranciers aan het denken te zetten om op een andere manier naar digitaliseringsvraagstukken te kijken.
De regie (terug)pakken
Corno Vromans, adviseur strategie & innovatie bij SURF: “We zijn onze grip op de digitalisering al een tijd aan het verliezen, de grote tech-bedrijven bepalen door onze afhankelijkheid van hun systemen inmiddels veel van wat we binnen het onderwijs kunnen en hoe we werken.” Matthijs van Otegem, directeur Universiteitsbibliotheek bij de Universiteit Utrecht, licht toe: “Na een tijd van volop experimenteren met technologie worden we met z’n allen wakker: wat wordt er nu precies met onze informatie gedaan? Welke impact heeft dit? Hoe zorgen we dat digitale oplossingen toegankelijk zijn en blijven?”
Doordat we bij digitaliseringsvraagstukken vooral naar prijs en functionaliteit kijken, laten we leveranciers nu bepalen welke waarden leidend zijn.
Vromans: “Het is dan ook belangrijk om de regie (terug) te pakken door terug te gaan naar waar wij als publieke instellingen voor staan, en verdere technologische ontwikkeling vanuit die eigen waarden te sturen door dit al in het inkoopproces te borgen. Waarde(n)volle innovatie dus!”
Publieke waarden in aanbesteding
Publieke waarden zijn altijd al belangrijk geweest maar vaak verstopt in ‘kleinere zaken’ als privacy, security, toegankelijkheid en duurzaamheid. Lars Leunissen, aanbestedings- en contractjurist bij SURF licht toe: “De afgelopen 5 à 10 jaar passen de instellingen in de gezamenlijke ‘SURF trajecten’ al zwaardere eisen, en steeds vaker ook gunningscriteria op deze gebieden, toe. Er zijn dus al stappen gezet, maar het opnemen van een vast gunningscriterium ‘publieke waarden’ is wat mij betreft een waardevolle vervolgontwikkeling zodat marktpartijen zich nog beter kunnen onderscheiden”.
Robbie Nijsse, directeur adviesbureau Fundatis en projectleider in de aanbesteding voor Universiteit Utrecht vult aan: “Door publieke waarden als apart gunningscriterium op te nemen heb je er als instelling ook meer aandacht voor. Je krijgt versneld inzicht in mogelijke dilemma’s én de gevolgen voor verschillende betrokkenen. Zo kun je betere beslissingen nemen bij nieuwe technologische ontwikkelingen.”
“Het is vooral belangrijk dat je als publieke instelling zélf nadenkt welke waarden belangrijk zijn. Je maakt dus niet alleen een checklist – voorkomen vendor lock-in: check, exit-strategie: check – je denkt zelf na waar je staat en gaat continu het gesprek aan bij dilemma’s.” – Matthijs van Otegem
Je krijgt daarnaast beter inzicht in de visie van leveranciers: doen ze alleen het minimum omdat het moet vanuit ons, of nemen ze het thema echt serieus? Past een leverancier bij ons wat betreft de waarden die ze vertegenwoordigen?
Casus Universiteit Utrecht: gunningscriterium in de praktijk
Universiteit Utrecht had een goede testcase in 2024, met de aanbesteding voor hun nieuwe Learning Management System (LMS). Het traject is gewonnen door leverancier D2L. Ondanks dat het veel werk was voor beide partijen, geeft de leverancier aan blij te zijn met de kans zichzelf te kunnen profileren: “Het was een verademing. Aangezien D2L een bedrijf is met een sterke toewijding aan publieke waarden, was dit perfect voor ons. De Universiteit Utrecht geeft hiermee een prachtig voorbeeld”, aldus Rob Telfer, directeur hoger onderwijs bij D2L.
Deze ervaring laat zien dat ook leveranciers baat kunnen hebben bij aanbestedingen die gericht zijn op publieke waarden, omdat het hen de ruimte geeft om zich te onderscheiden op meer dan alleen prijs.
Universiteit Utrecht nam het volgende startpunt op in de aanbesteding: ‘Geef aan hoe u met uw systeem / oplossing publieke waarden borgt binnen de kaders van deze opdracht. Geef hierbij met concrete voorbeelden aan hoe dit tot uiting komt in uw product. Ga minimaal in op de volgende aspecten:’ Zij verwezen hierbij naar de Waardenwijzer ter toelichting.
Traject vooraf: marktverkenning en interne dialoog
Om te bepalen wélke aspecten je precies uitvraagt is het belangrijk om een goede marktverkenning en een marktconsultatie te doen. Lars Leunissen: “Door op tijd te starten met het inkooptraject – zeker een jaar van tevoren – kun je goed onderzoeken wat je wilt, wat er in de markt beschikbaar is én wat er haalbaar is. En door mogelijke leveranciers van tevoren al op de hoogte te brengen van welke publieke waarden je mee wilt nemen in de aanbesteding, heb je direct waardevolle gesprekken. De tech-bedrijven kunnen zich hiermee goed voorbereiden en daarmee een betere inschrijving doen. Dit verhoogt de kans dat de aanbesteding tot de gewenste resultaten leidt.”
“Het gaat er in de basis om of je elkaar kunt vertrouwen, zodat je informatie kunt uitwisselen.” – Matthijs van Otegem
Daarnaast is het interne gesprek belangrijk, aldus Nijsse: “We hebben vooraf echt een brede dialoog gevoerd door verschillende perspectieven te betrekken. Normaal is er vooral focus op ICT – privacy, security, functionaliteit – maar nu hadden het onderwijs en de faculteiten ook een grote rol. We keken niet alleen naar waar het LMS functioneel aan moest voldoen maar waren gericht op de samenwerking op de lange termijn, en hoe de leverancier zich verhoudt tot de voor ons belangrijke waarden in het onderwijs. Dit hebben we meegenomen in het opstellen van de aanbestedingsdocumenten.”
Eigen beoordelingscommissie
De Universiteit Utrecht heeft het gunningscriterium publieke waarden voor 15% mee laten tellen, een substantieel deel. Daarnaast hebben zij een eigen beoordelingsgroep samengesteld met mensen die met een brede blik naar de organisatie kunnen kijken, namelijk: ICT-experts, een afdelingshoofd onderwijs, een publieke waarden adviseur vanuit SURF, een wetenschapper, en de directeur van de universiteitsbibliotheek. Van Otegem: “We hadden zo direct verschillende perspectieven aan boord. Daardoor konden we eerst het gesprek aangaan, op zoek gaan naar elkaars standpunten en daarna consensus zoeken.”
Onderhandelingsruimte in het proces
De gekozen aanbestedingsprocedure bood onderhandelingsruimte en maakt het traject een iteratief proces. Nijsse licht toe: “Het ontvangen van de offerte is niet het einde van het traject. Het is juist het startpunt van gesprek met leveranciers. We zijn eerst met de commissie de antwoorden langsgegaan: wat staat er nou echt? Vervolgens hadden we de mogelijkheid om door te vragen naar concrete voorbeelden. Maar de leverancier kon óns ook vragen stellen. Het helpt dus om zaken aan beide kanten te verduidelijken.”
In de aanbesteding bijvoorbeeld: ‘Geef een overzicht van de open standaarden waarvan uw product gebruikt maakt en geef daarbij een toelichting. Beschrijf uw exit-strategie en geef aan hoe u na beëindiging van de overeenkomst data overdraagt en vernietigt. Beschrijf hoe u AI gebruikt: welke informatie gaat erin, hoe voldoet u aan de regelgeving?’
Omgaan met mogelijke botsing tussen publieke waarden
In de praktijk botsen publieke waarden vaak, Van Otegem licht toe: “Je hebt altijd te maken met dilemma’s, je moet steeds keuzes maken omdat niet alle waarden altijd zijn te verenigen. Je zou bijvoorbeeld denken: een open source systeem gebruikt open standaarden waar iedereen bij kan, daarmee bevorder je dus digitale autonomie. Moet je dan niet gewoon altijd voor open source gaan? Maar rechtvaardigheid is ook belangrijk: om gelijke kansen te kunnen bieden moet een systeem voor alle studenten toegankelijk zijn. Hoe zorg je ervoor dat in open source de ontwikkelwensen van de meerderheid niet steeds prioriteit krijgen, maar ook wordt doorontwikkeld voor kleinere gebruikersgroepen, zoals studenten met een (visuele) beperking?”
“Het is soms best ingewikkeld, er bestaat geen objectieve meetlat voor. Het dan ook vooral om het gesprek dat je met elkaar aangaat. Dat je een keuze maakt en strategie voert.” – Matthijs van Otegem
Je wilt ook zien dat de leverancier zich hiervan bewust is, een eigen beleid heeft en keuzes maakt die het kan uitleggen. In de aanbesteding kan je bijvoorbeeld op het gebied van rechtvaardigheid benoemen: ‘Aan welke standaarden voor toegankelijkheid en inclusiviteit voldoet u? Heeft u voorzieningen voor studenten met (visuele) beperking in het systeem? Hoe gaat u om met waarden die in de praktijk botsen?’
Richtlijnen voor concrete antwoorden
Nijsse: “Veel leveranciers hebben de neiging om in ‘vage’ marketingtermen te reageren, dat wilden we vermijden. Het gaat ons niet om een mooi verhaal, maar we wilden een concrete invulling van de publieke waarden. We hebben dan ook een aantal vragen geconcretiseerd maar tegelijk ruimte geboden voor vrije invulling, omdat wij als UU ook niet alles weten. Zo geef je nog de mogelijkheid om verrast te worden.”
In de aanbesteding bijvoorbeeld: ‘Geef uw eigen concrete invulling aan publieke waarden binnen de kaders van deze opdracht. Bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: transparantie van algoritmes en kunstmatige intelligentie, toegankelijkheid van data & dataportabiliteit, bijdragen aan open standaarden, bijdrage aan publieke kennis.’
Kelsea Walsh, Senior Sustainability Manager bij D2L: “Het is belangrijk dat de publieke waarden worden ingezet als richtlijnen, en niet zozeer als vaststaande elementen. Dit geeft ons echt de kans om te laten zien hoe wij als organisatie zelf al omgaan met publieke waarden, hoe wij ernaar kijken. Het framework in de Waardenwijzer heeft ons wel echt geholpen hierbij.”
Meer weten?
Meer weten over hoe je publieke waarden opneemt in jouw aanbesteding? Neem contact met ons op via edtech@npuls.nl. Of lees ons vervolgartikel waarin we dieper ingaan op digitale autonomie en wat je praktisch kunt doen in een aanbesteding om de digitale autonomie van instellingen te versterken.
Bekijk hier de Waardenwijzer voor digitalisering in het onderwijs. Of lees meer over het Waardenwijzer spel, waarmee je het gesprek opent over digitalisering en haar dilemma’s.
