Artikel
20-12-2024
Wat is OKE?
“OKE is een initiatief om je Student Informatie Systeem (SIS), je planningsapplicatie en toetsafnamesysteem digitaal met elkaar te koppelen. In hoge mate zijn dat nu nog gescheiden systemen, waarin nog heel veel gegevens handmatig verwerkt moeten worden. Dat kost veel tijd, er zijn veel foutkansen, en het duurt langer voordat studenten hun resultaat krijgen te zien. Met OKE kan dat beter en sneller.”
Hoe ging dat toen jij student was?
“Daar heb je eigenlijk nooit zo zicht op als student, wat daar allemaal achter de schermen gebeurt. Op een gegeven moment krijg je een cijfer en dan is het er gewoon. Maar het was natuurlijk veel handmatig werk en duurde vaak best lang.
Ik kan je wel vertellen hoe dat nu gaat. Als docent beoordeel je het gemaakte werk, dat levert een stapel papier op, dat gaat naar administratie, en dan heb je ondertussen al wel tegen je studenten gezegd via een ‘app-groep’ je hebt een 7 of je hebt een 5. De digitalisering zit nog heel direct tussen de docent en student, maar is nog niet geborgd middels een goed proces. In de huidige situatie zonder OKE is het voor de student hopen dat die 7 die daar staat, ook echt een 7 blijft in een latere fase als het cijfer online staat.
Vroeger had je van die lijstjes op de muur. Dat mag natuurlijk niet meer avg-technisch. Nu zie ik best vaak app-groepen, maar het resultaat is natuurlijk niet geborgd in het systeem van de instelling. Met OKE wel, en daar zit dan ook gelijk dossiervorming bij. Denk aan het beoordelingsformulier.”
Waarom OKE?
“Wat die koppelingen moeten doen, is alle losstaande applicaties met elkaar verbinden om heel veel administratief werk te voorkomen. Het is versnelling, verbetering, meer inzicht en meer controle. De administratieve verbetering is gebleken uit de studies die we hebben gedaan bij mbo’s. Ook wordt de verwerking transparanter, en er is uiteraard oog voor de privacy. Dit zit al in de koppelvlakken. Daarin wordt al meegenomen welke gegevens je wel en niet mag meesturen.
Een aandachtspunt is dat deze digitalisering ook geadopteerd moet worden door de onderwijsinstellingen. Dat het dus niet alleen verwerkt moet worden in de systemen – het is immers een systeemoplossing – maar dat het ook effect heeft op je examenbeleid, -organisatie en -proces. Zo heeft het werken met OKE bijvoorbeeld invloed op het proces binnen een examencommissie, en hoe je het afnemen van toetsen organiseert als docent. Het vraagt dus wat anders van examencommissies en van je rol als docent.”
Waar staan we precies met OKE?
“We doen op het moment een aantal pilots rondom kennistoetsen: voor rekenexamens van de Cooperatie Examens MBO (CEM) zijn dat er drie om precies te zijn. We piloten om goed te testen of de koppelingen goed werken. Vanuit het project OKE hebben we contact met de onderwijsinstellingen om hen voor te bereiden voor implementatie. De pilots hopen we tegen de zomer van 2024 af te ronden.
Voor het hbo en wo zijn we dit nog niet aan het implementeren. Wel zien we overeenkomsten en mogelijkheden, aangezien we in alle sectoren werken volgens de Open Onderwijs API – dit is een standaard op het gebied van gegevensuitwisseling. We hebben het hier dus over OOAPI koppelvlakken. De resultaten van deze pilots zijn dus ook relevant voor het hbo en wo.”
Wat willen we bereiken met OKE?
Lastenverlichting. Dat is het allerbelangrijkste. Het mandaat is dat het implementatiewaardig is. We gaan niet zelf de implementaties bij de scholen doen, dat is aan mbo-scholen zelf. Wel activeren we de implementatie, bieden we handvatten en stimuleren we onderwijsinstellingen om gebruik te maken van de koppelvlakken. Dat gebeurt vanuit het project OKE door 2 BOP adviseurs (BOP = beleid, organisatie en processen).
Mijn ambitie is toch wel dat alle mbo-scholen uiteindelijk met deze koppelvlakken aan de gang zijn. En dat we onderzoeken wat dit kan betekenen voor het hbo en wo, en voor andere processen binnen de onderwijsinstellingen, dus naast het examineringsproces.
Npuls heeft een enorme boost gegeven voor de brede werking van OKE. Hierdoor kunnen we een beweging op gang brengen rondom de koppelingen, en als mbo, hbo en wo hierin met elkaar optrekken.
Meer weten
Heb je vragen over OKE? Neem dan contact op met Hans via jg.swart@alfa-college.nl. Wil je meer weten over hoe OKE bijdraagt aan wendbaar georganiseerd onderwijs? Kijk dan op de pagina van de hub Wendbaar georganiseerd onderwijs of bij de pagina van Netwerk Examinering en Digitalisering van MBO Digitaal.
